Les journées au cabinet sont intenses et les patients demandent toute votre attention. De plus en plus exigeants, rien ne doit être laissé au hasard. Les soins cliniques doivent s’accompagner d’une qualité de service premium. L’équipe et le praticien travaillent de concert pour faire que l’expérience du patient soit à la hauteur de ses attentes. Pour cela, il est indispensable que la cohésion d’équipe soit bonne. Travailler dans un climat serein et sympathique permet d’accomplir de belles choses. Alors, n’attendez plus pour vous en préoccuper. Nous vous proposons quelques conseils qui sauront faire la différence !
La communication, au cœur de l’organisation
Rien de plus frustrant que d’avoir le sentiment de n’être au courant de rien ou d’apprendre les choses après tout le monde. Cela génère du mécontentement et peut ternir les relations des membres de l’équipe en créant des jalousies. Alors, accordez une attention particulière à la manière dont vous communiquez. Les réunions sont des temps privilégiés pour permettre une circulation de l’information fluide. 3 types de réunions sont à envisager :
· Les points quotidiens
· Les réunions mensuelles
· Les réunions trimestrielles ou semestrielles
Les points quotidiens permettent de dérouler le cours de la journée et d’évaluer les situations complexes pendant 10-15 minutes. C’est également l’occasion de déterminer quels créneaux pourraient être réservés pour d’éventuelles urgences. Vous pouvez également rappeler rapidement un objectif que vous avez fixé comme par exemple d’accorder une attention particulière à la façon dont le patient quitte le cabinet après son rendez-vous.
Le format des réunions mensuelles est différent. Il est plus cadré. Le but est de revenir sur les objectifs fixés pour le cabinet et les projets qui seront mis en œuvre pour les atteindre. Des plans d’actions, des deadlines, un brainstorming… Tout le monde a un rôle à jouer. Chacun peut et doit s’exprimer. La manière dont les idées sont accueillies et le climat de confiance sont primordiales. Ne négligez pas le fait de consigner les échanges pour proposer un compte-rendu. Cela permettra à chacun de pouvoir s’y référer et de ne pas dire qu’il n’était pas au courant. Les réunions trimestrielles ou semestrielles sont l’occasion de sortir du cabinet et d’aller se découvrir dans un contexte différent. Finies les interruptions du téléphone ou des patients ! Se créer des souvenirs communs : tel est l’objectif de cet événement. D’un dîner au restaurant en passant par un escape game ou encore une compétition sportive, toutes les idées sont bonnes pour renforcer les liens d’une équipe. Laissez libre court à votre imagination. Les émotions sont souvent ce que l’on retient le plus de ce genre d’expérience !
Le feedback
Il est vraiment important de prendre conscience de l’importance pour l’équipe d’avoir le retour des praticiens sur le travail effectué. Remercier et guider sont importants. D’abord parce que nous avons tous besoin de reconnaissance pour se motiver et ensuite parce que pour développer ses compétences nous devons avoir conscience de ce qui peut être amélioré. Il n’est pas question de critiquer mais bien de définir des axes de progression. Et toujours dans un souci d’efficacité, il faut évaluer la meilleure façon de communiquer : rester factuel et adapter son discours à la personne que l’on a en face de soi pour que le message soit bien reçu !
Les fiches de poste détaillées
Pour ne pas générer d’éventuels conflits ou d’animosité entre les membres de l’équipe, il faut que des fiches de poste détaillées soient rédigées et les communiquer à l’ensemble du cabinet. Pas question que les contours des postes restent flous et laissés à l’appréciation de chacun ! Cela sera contre-productif : une tâche pourrait être effectuée deux fois ; certaines personnes pourraient avoir l’impression qu’un de ces collègues souhaite lui prendre sa place ; et cela peut également avoir comme conséquence que personne ne se sente responsable de rien.
Des fiches détaillées en accès libre permettent de pouvoir s’y référer à tout moment.
Pour proposer le meilleur au patient, il est nécessaire d’apprécier de travailler ensemble. Imaginez une équipe de foot. C’est la synergie d’individus tous différents qui permet d’aller loin dans une aventure. Cette analogie vous permettra certainement d’imaginer tout ce qu’il vous est possible de réaliser avec une équipe soudée. N’attendez pas pour renforcer les liens qui vous unissent.
